代表組について

「代表組」という機能はビジネスフォンの主要の機能の1つであり、とても大事な機能となっています。一般オフィスでとても多く利用されています。

現在、ビジネスフォンをご利用のお客様も「代表組」という言葉を知らずに「代表組」の機能を利用している可能性もございます。それ程に浸透している便利な機能なのでご説明致します。

代表組とは、複数の契約回線でグループを組み、設定した代表番号(親番号)に着信があった場合に、そのグループから他の空いている回線を選択して着信するビジネスフォンの主要な機能になります。

代表組の例として以下のような構造になっています。

このように3つの契約回線があるとして、顧客に見せたい番号が①の番号であった場合に顧客にはこの番号のみ表示されます。

代表組をすれば①に複数着信があった場合②、③の電話機で着信して対応することが可能です。

実は家庭用電話機でも代表組を設定することはできますが、例外を除いて一般家庭には1回線なので着信した電話機で使用するだけになります。

代表組にすることによって複数の電話に対応できる状態で使用され、転送や内線といった機能も併用可能です。

※基本的に代表組は2番号以上で作成可能となっています。

どのビジネスフォンにも代表組の機能は標準搭載されている機能の1つです。ビジネスフォンの種類にもよりますが、グループを複数設定できるものもあります。

部署ごとの代表番号の設定も可能になっていて、とても便利な機能となっています。